Champ d’application
Les présentes conditions de traitement des données font partie des conditions générales d’utilisation. Elles s’appliquent aux informations relatives aux patients qu’un cabinet enregistre dans MedBoox et aux messages WhatsApp que MedBoox envoie à ces patients.
Le cabinet décide des patients qu’il enregistre, des informations qu’il consigne et des messages qui sont envoyés. MedBoox traite ces informations pour le compte du cabinet, uniquement pour fournir le service et selon les instructions que le cabinet donne par son utilisation de MedBoox.
Ce que MedBoox traite
- Catégories de personnes : les patients du cabinet et les personnes qui utilisent le compte du cabinet.
- Informations : nom, numéro WhatsApp, date de naissance, langue, étiquettes, accord pour recevoir des messages WhatsApp, rendez-vous et leur statut, honoraires et paiements et, si le cabinet les utilise, notes de séance chiffrées et fichiers joints ; messages WhatsApp envoyés, leur statut de remise et les réponses des patients.
- Finalités : planifier les rendez-vous des patients et les leur rappeler, tenir les dossiers patients et les paiements du cabinet, et fournir une assistance au cabinet.
- Durée : tant que le cabinet utilise MedBoox, puis selon les modalités décrites à la section « Fin du service ».
Engagements de MedBoox
MedBoox :
- n’utilise les informations que pour fournir le service au cabinet, jamais pour ses propres besoins, à des fins publicitaires ou pour les vendre ;
- en préserve la confidentialité et veille à ce que son personnel et ses prestataires susceptibles d’y accéder soient tenus à la confidentialité ;
- les protège par des mesures adaptées aux risques (Loi n° 81/2018, article 93) : connexions chiffrées, connexion en deux étapes, chiffrement des notes de séance et des fichiers déposés, séparation des données de chaque cabinet, accès limité à ce dont chaque personne a besoin, sauvegardes régulières et protection des serveurs ;
- aide le cabinet à répondre aux patients qui demandent à accéder à leurs informations, à les faire rectifier ou supprimer, afin que le cabinet puisse répondre dans le délai de dix jours prévu par la loi (articles 99 à 101), notamment en fournissant une copie intelligible des notes chiffrées ;
- informe le cabinet dans les meilleurs délais et, si possible, dans les 72 heures après avoir pris connaissance d’un incident de sécurité affectant les informations de ses patients, et l’aide à y faire face ;
- communique au cabinet, à sa demande, les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de ces engagements.
Prestataires auxquels MedBoox fait appel
Le cabinet accepte que MedBoox fasse appel aux prestataires ci-dessous. MedBoox exige de chacun d’eux qu’il protège les informations et ne leur transmet que ce dont ils ont besoin. MedBoox informera le cabinet au moins [30] jours avant d’ajouter ou de remplacer un prestataire, afin qu’il puisse s’y opposer.
| Prestataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Code S.A.R.L | Serveurs, base de données et sauvegardes | France |
| Meta Platforms (WhatsApp Business Platform, Cloud API) | Remise des messages WhatsApp et de leurs réponses | Y compris hors du Liban |
| Google (Google Workspace) | Envoi de courriels (codes de connexion, invitations, avis) | Y compris hors du Liban |
| CrowdStrike | Protection des serveurs | [Région] |
Certains de ces prestataires traitent des informations hors du Liban. Le cabinet en informe ses patients, par exemple au moyen de la note d’information aux patients.
Engagements du cabinet
Le cabinet enregistre les informations des patients de manière licite et uniquement dans la mesure nécessaire, informe ses patients, obtient leur accord explicite lorsque la loi l’exige (notamment pour les informations de santé et les messages WhatsApp), et ne donne à MedBoox que des instructions licites.
Fin du service
Lorsque la licence du cabinet prend fin sans être renouvelée, son espace passe en lecture seule et MedBoox conserve ses informations jusqu’à la fermeture du cabinet, dont elle envoie la date à ses médecins par e-mail. Le cabinet peut les exporter pendant [30] jours après la fermeture ; MedBoox les supprime ensuite. Les copies figurant dans les sauvegardes sont effacées dans un délai de [90] jours. Le cabinet peut également supprimer lui-même, à tout moment, l’intégralité du dossier d’un patient.
Projet pour relecture juridique. Les éléments entre [crochets] doivent être complétés avant le lancement.