Votre vie privée, et celle de vos patients.

Qui sommes-nous

MedBoox est un produit de la société Com2pme, immatriculée sous le numéro de registre du commerce [numéro] à [lieu], dont le siège social est sis [adresse]. Code S.A.R.L le développe et l’héberge pour Com2pme. Vous pouvez nous joindre à l’adresse [email protected] ou au +961 79 164 130.

La présente politique explique quelles informations MedBoox traite, pour quelles raisons, qui les reçoit, ainsi que les droits des personnes concernées en vertu de la Loi libanaise n° 81 du 10 octobre 2018 relative aux transactions électroniques et aux données à caractère personnel.

Deux types d’informations, deux rôles

• Les comptes des praticiens. En ce qui concerne les médecins et thérapeutes qui utilisent MedBoox et les informations relatives à leur cabinet, MedBoox décide de l’utilisation qui en est faite et en est responsable.
• Les informations des patients. Chaque cabinet décide des patients qu’il enregistre et des informations qu’il consigne à leur sujet. MedBoox conserve et traite ces informations uniquement pour fournir le service au cabinet, conformément à ses instructions et aux conditions de traitement des données. Un patient qui a une question concernant ses informations est invité à s’adresser en premier lieu au cabinet qui les a enregistrées.
• Les comptes des patients. Un patient peut choisir de créer un compte MedBoox pour voir ses rendez-vous et ce que ses cabinets partagent avec lui. Pour ce compte, MedBoox décide de l’utilisation qui est faite des informations et en est responsable.

Les informations que nous traitons

Pour les praticiens : nom, adresse électronique, mot de passe (conservé uniquement sous forme de hachage sécurisé), codes de connexion et appareils de confiance, nom du cabinet, spécialité, adresse, numéro de téléphone, horaires de travail, jours de congé et paramètres, la licence et ses paiements, ainsi que les traces techniques des connexions (date, type de navigateur et d’appareil, adresse réseau).

Pour les personnes qui demandent une démo sur ce site : le nom, le numéro de téléphone et la spécialité qu’elles indiquent et, si elles les ajoutent, leur adresse électronique, leur ville et leur message. Avec la demande, nous enregistrons aussi sa langue, la première page de leur visite sur ce site et le nom du site qui les y a menées, le cas échéant, pour savoir quelles pages amènent des demandes ; aucun cookie n’est utilisé pour cela. Les demandes sont conservées un an.

Pour les patients, selon ce que le cabinet enregistre : nom, numéro WhatsApp, date de naissance, langue, étiquettes, accord ou non pour recevoir les messages WhatsApp relatifs aux rendez-vous, rendez-vous et leur statut, honoraires et paiements et, si le cabinet les utilise, notes de séance et fichiers joints. MedBoox conserve également les messages WhatsApp envoyés à chaque patient, leur statut de remise, ainsi que les réponses ou les appuis sur les boutons que le patient renvoie.

Pour les patients qui créent un compte MedBoox : nom, adresse électronique, numéro WhatsApp (vérifié par un code), date de naissance, langue, mot de passe (conservé uniquement sous forme de hachage sécurisé), codes de connexion, appareils et téléphones de confiance, ainsi que les traces techniques des connexions. S’ils utilisent ces fonctions, également : les membres de la famille qu’ils ajoutent (nom, date de naissance, lien, numéro de téléphone facultatif), le profil médical qu’ils rédigent (allergies, maladies, médicaments, groupe sanguin), les documents qu’ils envoient à un cabinet, leurs demandes de rendez-vous, les exercices qu’ils cochent comme faits et les personnes qu’ils invitent à suivre un membre de leur compte.

Un patient n’a pas besoin de compte : les rappels d’un cabinet lui parviennent sans cela. MedBoox ne contacte jamais les patients pour ses propres besoins.

Pourquoi nous les utilisons

• Pour fournir l’espace de travail du cabinet : agenda, dossiers patients, paiements et paramètres.
• Pour envoyer les messages WhatsApp relatifs aux rendez-vous que le cabinet a activés (confirmations, rappels, messages de suivi, messages en cas de rendez-vous manqué et d’annulation, et rappels de contrôle pour les patients qui les ont acceptés) et pour enregistrer les réponses du patient.
• Pour fournir les comptes des patients : montrer à un patient, et à la famille dont il s’occupe, les rendez-vous et ce que chaque cabinet a choisi de partager, et transmettre ce qu’il envoie à un cabinet.
• Pour sécuriser les comptes : codes de connexion envoyés par courriel, appareils de confiance, limitation du nombre de requêtes et journaux permettant d’enquêter sur les utilisations abusives.
• Pour gérer les licences, l’assistance et nos obligations légales.

Nous ne vendons pas d’informations, n’affichons pas de publicité, n’utilisons aucun outil d’analyse d’audience ni traceur publicitaire, et n’utilisons pas les informations des patients pour envoyer des messages promotionnels. Les rappels de contrôle, que WhatsApp classe parmi les messages marketing, ne sont envoyés qu’aux patients qui les ont acceptés séparément.

Informations de santé

Les rendez-vous avec un praticien, et en particulier les notes de séance et les fichiers, peuvent révéler des informations sur la santé d’une personne. En vertu de l’article 91 de la Loi n° 81/2018, ces informations ne peuvent être traitées qu’avec le consentement explicite de la personne ou lorsque cela est nécessaire au diagnostic ou au traitement par un professionnel de santé, parmi d’autres cas limités. Chaque cabinet est responsable de disposer d’un fondement valable avant d’enregistrer un patient, et d’obtenir l’accord du patient avant que MedBoox ne lui envoie des messages WhatsApp. MedBoox met à disposition une note d’information aux patients que les cabinets peuvent utiliser à cette fin.

Nous recommandons aux cabinets de n’enregistrer que ce dont ils ont besoin. Les notes de séance et les fichiers déposés sont stockés sous forme chiffrée, et les messages WhatsApp ne contiennent jamais de détails cliniques.

Qui les reçoit

Les informations ne sont accessibles qu’au sein du cabinet qui les a enregistrées, aux personnes auxquelles ce cabinet a donné accès. Au sein d’un cabinet, les notes, ordonnances et fichiers d’un médecin sont réservés à ce médecin ; les secrétaires voient les coordonnées, l’agenda, les paiements et les réponses WhatsApp que les patients envoient sur leurs visites, et aucun dossier médical. Les informations ne sont jamais partagées avec un autre cabinet. Le personnel de MedBoox ne consulte pas les dossiers des patients, sauf lorsqu’un cabinet demande de l’aide ou lorsque la loi l’exige, et il est tenu à la confidentialité.

Avec un compte patient, le dossier d’un cabinet est relié au compte par le numéro WhatsApp vérifié du patient et son nom, et le patient est interrogé lorsque seul le numéro correspond. Le patient voit alors ses rendez-vous, ses paiements et ce que le médecin choisit de partager. Son profil médical n’est visible que par un cabinet relié avec lequel il a accepté de le partager, et il peut arrêter ce partage à tout moment, et un document n’est transmis qu’au cabinet qu’il choisit. Une personne que le titulaire du compte invite à suivre un membre de sa famille voit les rendez-vous, les documents partagés et les paiements de ce membre, et ne peut rien modifier.

Pour fournir le service, MedBoox fait appel aux prestataires suivants :

Certains de ces prestataires opérant hors du Liban, des informations peuvent être transférées à l’étranger. Nous choisissons des prestataires offrant de solides engagements en matière de sécurité et ne leur transmettons que ce dont ils ont besoin.

Nous pouvons également communiquer des informations lorsque la loi libanaise ou une juridiction l’exige.

Durée de conservation

• Les comptes des praticiens et les données des cabinets sont conservés tant que le cabinet utilise MedBoox. Lorsqu’une licence prend fin sans être renouvelée, l’espace passe en lecture seule et rien n’est supprimé tant que MedBoox n’a pas fermé le cabinet et envoyé la date à ses médecins par e-mail. Le cabinet peut exporter ses données pendant [30] jours après la fermeture ; elles sont ensuite supprimées, et effacées des sauvegardes dans un délai de [90] jours.
• Un cabinet peut à tout moment archiver un patient, ou supprimer définitivement l’intégralité du dossier d’un patient.
• Un patient peut à tout moment fermer son compte MedBoox, dans Compte. Le compte, ses membres de la famille et leurs profils médicaux sont supprimés ; chaque cabinet conserve son propre dossier, dont le patient peut demander directement la suppression au cabinet. Un compte dont l’adresse électronique n’a jamais été vérifiée est supprimé au bout d’un jour.
• Les enregistrements bruts de remise des messages WhatsApp provenant de Meta sont conservés 30 jours. Les journaux de sécurité des connexions sont conservés [12 mois]. Le journal d’activité de chaque cabinet (qui a ouvert, modifié ou supprimé quel dossier, et quand, sans le contenu des notes, des fichiers ni des messages) est conservé [24 mois].
• Lorsque la loi impose une durée de conservation plus longue, nous ne conservons les informations qu’à cette fin.

Sécurité

MedBoox utilise des connexions chiffrées (HTTPS), une connexion en deux étapes avec un code envoyé par courriel, le chiffrement des notes de séance et des fichiers déposés, la séparation des données de chaque cabinet, un accès administrateur restreint, des sauvegardes régulières et la protection des serveurs. Aucun système n’est parfaitement sûr ; si un incident affecte vos informations, nous en informerons les cabinets concernés dans les meilleurs délais.

Vos droits

En vertu de la Loi n° 81/2018 (articles 99 à 102), toute personne peut demander :

• à savoir si des informations la concernant font l’objet d’un traitement, et à en recevoir une copie intelligible, y compris des éventuelles notes chiffrées ;
• que les informations inexactes, incomplètes, périmées ou traitées de manière illicite soient rectifiées, complétées ou supprimées ;
• à s’opposer, pour des motifs légitimes, au traitement de ses informations.

Les patients sont invités à adresser leur demande au cabinet qui a enregistré leurs informations ; MedBoox aide le cabinet à y répondre dans le délai de dix jours prévu par la loi. Un patient peut également mettre fin à tout moment à l’ensemble des messages WhatsApp de MedBoox en répondant STOP. Un patient qui a un compte MedBoox peut corriger ses informations et fermer son compte lui-même, et écrire à [email protected] à ce sujet.

Les praticiens peuvent modifier leur nom dans les Paramètres et écrire à [email protected] pour toute autre demande. Nous répondons dans un délai de dix jours. Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez également saisir les juridictions libanaises compétentes.

Cookies

MedBoox n’utilise que les cookies nécessaires pour vous connecter, assurer votre sécurité et mémoriser votre langue. Consultez la politique relative aux cookies.

Modifications

Nous mettrons à jour la présente politique en cas d’évolution du service ou de la loi, et informerons les praticiens des modifications importantes avant leur entrée en vigueur. La date indiquée en haut de la page correspond à la dernière version.

Langues

La présente politique est disponible en anglais, en français et en arabe. En cas de divergence entre les versions, la version [anglaise] prévaut, sauf disposition contraire de la loi libanaise.

Projet pour relecture juridique. Les éléments entre [crochets] doivent être complétés, et la politique revue par un avocat libanais, avant le lancement — notamment pour déterminer si une déclaration auprès du ministère de l’Économie et du Commerce ou une autorisation du ministère de la Santé publique (Loi n° 81/2018, articles 94 à 97) est nécessaire.